コラム

令和6年からの「電子帳簿保存法対応」2023年12月05日

令和3年の電子帳簿保存法(以下、電帳法)の改正の宥恕期間が令和5年12月31日に終了します。この電帳法改正は全ての事業者が対応する必要があります。先般始まったインボイス制度とは別の内容ですのでご注意ください。

では、どう変わったのかと見落としがちな対応すべきポイントについて説明していきます。電帳法とは確定申告に必要な帳簿や証憑(請求書や領収書など)をパソコンなどで保存する場合に関係する法律です。紙で保存している事業者は関係なさそうですが、国はペーパーレス化を進めている為、一部関係する可能性があります。まずはどのように変わったのかを説明します。

要件緩和とペナルティ強化

ペーパーレスを進めるために大幅な要件緩和とペナルティ強化が行われました。

①要件緩和

電子帳簿保存を始めるにあたり、電子帳簿保存開始の手続きが不要になりました。その他多くの緩和が行われ電子帳簿保存を導入しやすくなりました。これにより会計ソフトで作った帳簿などを印刷する手間や保存スペースが不要になります。

②ペナルティ強化

要件を緩和する代わりにペナルティが強化されました。具体的には以下のとおりです。

重加算税上乗せ

重大な不正があった場合の罰金的な意味合いの重加算税が、電子帳簿による証憑の不正の場合10%上乗せされることになりました。例えば改ざんされた領収書をスキャナ保存した場合などが当てはまります。重加算税を課される可能性は低いですが、紙でもらった証憑は紙で保存した方が良いかもしれません。

印刷した電子データ証憑が無効に

国はペーパーレス化を進めている為、「電子データでもらった証憑を印刷して保存すること」は推奨しておりません。

【電子データ証憑の例】

 
■メールで送られてきた請求書 
■amazonなどネット通販でダウンロードした領収書 
■ダウンロードしたクレジットカードの明細書

電子取引データ保存のルール

①可視性の確保 ②真実性の確保

上記のルールがあります。それぞれ説明していきましょう。

①可視性の確保

調査の際に見せることができる必要があります。例えば「11月14日にamazonで買った15万円のプロジェクターの領収書を見せてください」と言われたときにすぐに見せることができる必要があります。具体的には ①モニター・操作説明書等の備付けと ②検索要件の充足が必要です。調査の際に「USBにデータがあります。」と言っても認められないので、パソコンを用意してください。検索要件は「2年前の売上高が5000万円以下」もしくは「データもあるけど印刷して整理している」場合免除されます。データを消してしまうといけませんので気を付けてください。

手順を説明します。まず検索要件が免除されている場合は年度のフォルダを作ってダウンロードしたデータのまま保存してください。検索要件が必要な場合はもらったファイルを別のファイルに変換などせず、そのまま名前を変更してください。名前の変更のルールは「(8桁の日付)(相手方)(金額)」です。

Point

スマホとメールのやり取りでビジネスをしている場合、「データもあるけど印刷して整理している」をお勧めします。ECサイトでの経費の領収書は一定の期間でダウンロードできなくなる場合がありますので、スクリーンショットを取っておきましょう。できれば中古でもよいので、パソコンの導入も検討しましょう。

従業員がamazonなど電子取引をした場合も、印刷では不適切となります。スクリーンショットを提出さ
せるなどデータでの管理ができる仕組みを作ってください。

②真実性の確保

改ざんが防止される仕組みが必要となります。一番簡単な対応方法が「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を制定し、遵守する。」ことです。こちらは国税庁のホームページに作成例がありますので参考にしてみてください。

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